Cómo mejorar en el trabajo y en tu vida: The Productivity Project

Siguiendo con los superpoderes del Siglo XXI y complementando el post sobre la capacidad de concentración toca referirse a Chris Bailey.

Después de la universidad, Chris Bailey se tomó un año sabático para investigar y llevar a cabo experimentos sobre productividad en sí mismo, documentando sus experiencias en su blog. Comenzó el proyecto de un año de duración en mayo de 2013, probando nuevas y viejas teorías de productividad a través de experimentos que incluían vivir en reclusión durante 10 días; limitar el uso de su teléfono inteligente a una hora al día durante 3 meses; levantarse a las 5:30 a. m. cada mañana; y experimentar con semanas de trabajo de duración variable, entre 20 horas y 90 horas, para encontrar la duración óptima de la semana laboral. Vio 296 charlas TED (unas 70 horas) en 7 días, y luego recopiló en su blog listas de 100 cosas que aprendió, las 7 características de los oradores TED más eficaces y 10 charlas TED que uno puede ver para ser más productivo

Las ideas y estrategias aprendidas de estos experimentos, así como de las entrevistas con otros expertos en la materia, se recopilaron en su libro de 2016 The productivity project, donde explica 25 técnicas efectivas de productividad experimentadas.

Principales ideas de The productivity project

Cada persona tiene la misma cantidad de tiempo cada día. Para hacer que tu tiempo sea más valioso, aumenta tu productividad.
La productividad requiere administrar tu “tiempo, atención y energía”.
La productividad no significa estar constantemente ocupado; significa lograr tus objetivos.
Haz una lista de tres tareas para hacer cada día y hazlas.
Para administrar tu energía, programa tus tareas cruciales o más difíciles durante tu “hora de mayor audiencia biológica”, la hora del día en la que eres más productivo.
Para desarrollar su atención, concéntrate en una sola tarea. No realices múltiples tareas.
Trabajar más de 40 horas a la semana reduce tu productividad.
La productividad no requiere hacer las cosas rápido. Requiere hacer las cosas deliberadamente.
La meditación puede ayudarte a ser más deliberativo, lo que impulsa la productividad.
Cuanto más feliz seas, más productivo serás.

Haz que tu tiempo cuente

Tienes 24 horas todos los días para vivir tu vida y perseguir tus sueños. Si tú eres como la mayoría de personas, una vez que te ocupes de tus obligaciones, todavía te quedarán unas dos horas y media de tiempo libre. No es mucho tiempo para lograr lo que realmente te importa.

“Es difícil ser productivo cuando tratas de concentrarte tanto como sea posible en tu día, porque inevitablemente crearás un atasco mental a medida que surjan tareas inesperadas”.

La única forma de encontrar más tiempo es aumentar tu productividad siendo más deliberado en todo lo que haces. Las personas productivas no operan en piloto automático. Trabajan de manera más inteligente y eficiente, se mueven lentamente, se enfocan en lo que es importante y manejan todo con atención decidida.

Componentes de productividad

La productividad tiene tres componentes: “tiempo, atención y energía”. Para ser más productivo, debes administrar los tres, de forma individual y simultánea. Puede ejercer la máxima energía y un enfoque láser, pero si pierdes el tiempo, no serás productivo. Y, si siempre estás cansado, tener tiempo y concentración no ayudará.

“Uno de los mayores errores que cometen las personas cuando invierten esfuerzo en mejorar su productividad es que continúan trabajando automáticamente, en respuesta al trabajo que se les presenta”.

Para obtener la máxima productividad, prioriza tus tareas y deberes. Evalúa qué es lo que más te importa y en qué orden, y dirige tus esfuerzos de productividad a esas tareas. Entonces estaráa listo para embarcarte en un programa completo de productividad.

Estrategias de productividad

Extrae de este menú de 25 métodos, técnicas y estrategias efectivos para aprovechar al máximo tu tiempo, energía y atención.

“Razón profunda y significativa”: volverse más productivo es difícil, pero con una intención fuerte y un propósito claro, puedes mantener un programa de productividad. Se necesita «eficiencia, significado, control, disciplina, crecimiento, libertad, aprendizaje» y «mantenerse organizado».
“No todas las tareas son iguales”: algunas actividades, tareas y metas son más importantes que otras. La productividad requiere dar un paso atrás para obtener una perspectiva de lo que es realmente importante. Tu objetivo es una productividad significativa. Dedica tu tiempo, atención y energía a tus actividades, tareas y metas más vitales.
“Tres tareas diarias”: en Getting Results the Agile Way, JD Meier recomienda seguir la “Regla de 3” para volverse más intencional y deliberativo. Al comienzo de cada semana, escribe tres metas para esa semana. Al comienzo de cada día, escribe tres tareas para hacer antes de acostarte. No hagas tus tareas y metas demasiado grandes o demasiado pequeñas.
“Todo el mundo pospone las cosas a veces”: no te preocupes por este comportamiento normal a menos que se vuelva excesivo. Una encuesta de Salary.com informa que casi una de cada tres personas desperdicia una hora o más al día y más de una de cada cuatro desperdicia al menos dos horas al día. Para motivarte a ti mismo a evitar la procrastinación, enumera los costos en los que incurrirás por las tareas que postergaste. Salta a una tarea que no te gusta. Dedica solo un poco de tiempo inicialmente, digamos, 15 minutos. Usa un temporizador. A menudo, una tarea no parece tan onerosa una vez que comienzas a trabajar en ella.
«Conócete a ti mismo… del futuro”: cada vez que pospones una tarea, se la estás asignando a tu «yo futuro». La mayoría de las personas se tratan a sí mismos en el futuro (a sí mismos mañana, la próxima semana, el próximo mes, el próximo año y más tarde) como extraños. Esto es fácil porque tu yo futuro no es tan importante para ti hoy. Pero si te mantienes cerca de tu yo futuro, estarás menos inclinado a crear una acumulación de tareas retrasadas. Utiliza periódicamente un sitio web como FutureMe.org para enviarte un correo electrónico a tu futuro, de tú a tú.
“Trabaja de manera más inteligente”: cuando programas tareas de trabajo específicas, establece “límites de atención y energía” para cada tarea y enfócate en cada componente de la productividad: gestión del tiempo más gestión de la energía más gestión de la atención.
“Trabajar menos”: muchas personas asumen que su productividad aumentará si trabajan horas extra. En realidad, trabajar más horas es contraproducente para la productividad. Perderás energía y correrá el riesgo de agotarte. Cuando trabajas más horas, puedes tender a trabajar con menos urgencia. Pero, cuando tengas menos horas disponibles para hacer tu trabajo, te concentrarás más intensamente y te volverás más productivo por necesidad. Las personas que trabajan de 35 a 40 horas por semana son más productivas que las que trabajan más horas.
“Iluminación energética”: cada persona tiene lo que el autor Sam Carpenter, en su libro Work the System, llama un “tiempo de máxima audiencia biológico” (BPT). Es entonces cuando las personas tienen más energía, funcionan con mayor eficacia y son más productivas. Los BPT individuales varían. Algunas personas son madrugadoras. Otros son noctámbulos. El autor Chris Bailey descubre que tiene dos BPT: de 10 a. m. al mediodía y de 5 p. m. a 8 p. m. Programa tu trabajo más crucial y desafiante (su regla de 3 tareas) para tu BPT.
“Listo para el horario estelar”: para descubrir su BPT, controla tus “niveles de energía” durante un par de semanas o al menos unos días. Registra cada hora de cada día. Durante este período de seguimiento, evita la cafeína, el alcohol, el azúcar y cualquier estimulante adicional, ya que afectan tus niveles de energía. Del mismo modo, no uses una alarma para despertarte. En su lugar, acuéstese a la hora que te parezca más natural y levántate cuando despiertes.
“Limpiar la casa”: las tareas de mantenimiento (compras, lavandería, limpieza, jardinería) no generan ningún ingreso, pero aún así debes realizarlas. Si eres práctico, haz todas tus tareas de mantenimiento el mismo día: tu «día de mantenimiento». Eso te permite concentrarte en tus tareas prioritarias el resto de la semana.
Las “tareas de mayor retorno” merecen la mayor parte de tu tiempo: dedica a tu trabajo “real” la mayor parte de tu tiempo, atención y energía. Da menos ímpetu a las tareas de “bajo rendimiento”, como conferencias telefónicas, correo electrónico, mantenimiento de sitios web y reuniones.
“Reducir lo que no es importante”: la Ley de Parkinson dice que el trabajo siempre se expande para ocupar todo el tiempo que pones a tu disposición para completarlo. Esto es especialmente cierto para las tareas de mantenimiento de bajo rendimiento. Son “caramelos de trabajo”, fáciles de hacer y rápidos de terminar. Te dan una gran sensación de satisfacción pero una falsa sensación de productividad. Cuando sea factible, reduce las tareas de bajo rendimiento. Intenta reducir las reuniones, las llamadas telefónicas y los proyectos que exigen tu tiempo pero que te involucran solo de manera tangencial.
“Quitar lo que no es importante”: Siempre que sea posible, delegar. Algunas tareas de mantenimiento de bajo rendimiento, pero que consumen mucho tiempo, no requieren tu participación directa. Calcula cuánto vale tu tiempo y cuánto tiempo lleva una tarea específica de bajo rendimiento. Si tiene sentido desde el punto de vista financiero, delégalo a alguien que lo haga por dinero. También puedes pagarle a alguien para que haga tareas tanto profesionales como personales. Recluta freelancers calificados y paga bien. Obtendrás los mejores trabajadores y pasarás menos tiempo capacitándolos y coordinándolos.
“Vaciar tu cerebro”: el propósito de tu cerebro es resolver cosas, responder problemas y generar nuevas ideas. No lo uses como una instalación de almacenamiento mental para tareas acumuladas, objetivos, planes, ideas y fragmentos de información. Retener todos esos datos en tu cabeza es una propuesta estresante y perdedora. El experto en productividad David Allen explica: “Tu cabeza no es para guardar ideas; es para tener ideas”. Para liberar su mente, haz un «volcado de cerebro» y externaliza tu lista de tareas pendientes, el calendario de planificación y otros recordatorios. Mantén blocs de notas disponibles para anotar nuevas metas, tareas e ideas a medida que surjan.
“Agregar puntos calientes”: para obtener la mejor imagen de tu vida, cómo estás tratando de mejorarla y cómo quieres que sea en el futuro, mira tus tareas, planes, metas y actividades desde “10,000 metros de altura”. Obtén esta perspectiva utilizando el concepto de puntos calientes de Meier. Piensa en los puntos calientes como «el portafolio de su vida«. Segmenta tus listas de tareas pendientes y otras listas en estas siete categorías de puntos calientes: “mente, cuerpo, emociones, carrera, finanzas, relaciones” y “diversión”. Esto te brinda una útil vista panorámica de todo lo que está haciendo y planeando.
“Volviéndote más deliberado”: en promedio, las personas pueden enfocar su atención en una tarea solo el 53% del tiempo. Entonces, sus mentes comienzan a divagar. Toma medidas para desarrollar tu «músculo de atención». Los neurocientíficos explican que ejercer atención involucra la parte de pensamiento y planificación de tu cerebro, el “ejecutivo central”, además de las funciones de concentración y conciencia del cerebro. Desarrolla ambas partes para fortalecer tu capacidad de atención.
“El arte de hacer una cosa”: para llamar la atención, concéntrate en una sola tarea. Esto es lo opuesto a la multitarea, que nunca es productiva. Cuando realiza una «tarea única», centra su atención en una sola cosa. Usa la «Técnica Pomodoro» para una sola tarea: concéntrese intensamente en una tarea durante 25 minutos; tomar un descanso de cinco minutos. Cuando completes cuatro sesiones de trabajo de 25 minutos, tómate un descanso de 15 minutos. Repite esto a lo largo de tu día.
“Atención secuestradores”: enfrenta un millón de interrupciones diarias: correos electrónicos, mensajes instantáneos, llamadas telefónicas, alertas de computadora, notificaciones de RRSS y más. Cada vez que uno de estos roba tu atención, puedes tomar 25 minutos para recuperar tu enfoque. La firma de investigación Basex informa que las interrupciones y los períodos de recuperación necesarios roban a los trabajadores el 28% de su tiempo de trabajo. Para evitar estos asesinos de la productividad, desactiva las alertas y notificaciones.
“Hacer espacio”: cuando estás en el trabajo, no quieres que tu mente divague. En otros momentos, una mente divagadora puede convertirse en un activo positivo. Por ejemplo, a muchas personas se les ocurren sus mejores ideas cuando están en la ducha, donde las ideas tienen la libertad de “aflorar” a la superficie. Ocasionalmente tómate un tiempo para que su mente divague, pero hazlo estratégicamente.
“Por qué Internet está acabando con su productividad”: Internet, uno de los principales disruptores de la era moderna, puede hacerte perder el tiempo y arruinar tu productividad. Muchas tareas y actividades rutinarias no son divertidas ni atractivas; sin embargo, debes hacerlas. En marcado contraste, Internet, con sus interminables sitios y atracciones intrigantes, es divertido y súper sexy. Sus tareas rutinarias no pueden competir con la web por tu interés y atención. Internet siempre ganará. Usa la misma estrategia con Internet que con todos los secuestradores de atención electrónicos: apágalo cuando debas concentrarte en una tarea o proyecto importante.
“Meditación”: para ser productivo, debes tener el control de tus procesos mentales. Tal control permite la deliberación y la intencionalidad, requisitos esenciales para la productividad. La meditación se hace cargo de tus procesos mentales, incluida la atención. Para meditar, encuentra un lugar tranquilo, siéntate derecho en una silla, usa un cronómetro para medir su tiempo de meditación (comienza con cinco minutos), dirige tu atención exclusivamente a tu respiración y observa pasivamente tu respiración. Cuando tu atención se desvíe de la respiración (lo harás), vuelve a concentrarte.
“Reabastecimiento de combustible”: necesitas sentirte enérgico para ser productivo, y los alimentos que comes son combustible para tu energía. Los alimentos que respaldan la productividad son los mismos alimentos que debes comer para mantener una buena salud. Sigue dos reglas dietéticas para una buena salud y máxima energía: primero, deja que los alimentos no procesados formen la mayor parte de tu dieta y, segundo, deja de comer tan pronto como estés satisfecho. Si no es así como comes normalmente, intenta cambiar. Hacer cambios menores e incrementales en tu dieta es la forma más confiable de lograr el éxito dietético a largo plazo.
“Beber para obtener energía”: beber café te da un impulso de energía temporal. El problema es que te robas esta energía más tarde en el día cuando caes por la cafeína. Experimentarás lo mismo con el alcohol. Beber café y alcohol juntos solo exacerba la pérdida de energía que proviene de «tomar prestada la energía del mañana». Consume café estratégicamente, por ejemplo, poco antes de realizar una presentación importante o comenzar un proyecto importante. Para reforzar su energía y su salud, bebe mucha agua. La recomendación es de ocho tazas diarias. Cuando bebes agua, aceleras tu metabolismo, te ayuda a perder peso y aumenta tu energía.
“La píldora de ejercicio”: lograrás una tremenda productividad con el ejercicio. El autor John Ratey escribe en Spark: The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain, «Si el ejercicio viniera en forma de píldora, estaría pegado en la primera página, aclamado como la droga más taquillera del siglo«. Si el ejercicio es nuevo para ti, comienza poco a poco y aumenta. Pasa 15 minutos caminando para elevar tu ritmo cardíaco. Si 15 minutos es demasiado ejercicio inicialmente, reduce el tiempo a lo que te parezca adecuado.
“Dormir tu camino hacia la productividad”: aproximadamente la mitad de las personas en los Estados Unidos sufren privación del sueño. Para mantener la energía, todo el mundo necesita de siete a nueve horas de sueño. No reduzcas tu sueño para exprimir un poco más de tiempo cada día. Cada hora de sueño que pierde se traduce en dos o más horas de pérdida de productividad. Para dormir lo suficiente, establece un «ritual nocturno». Comenzando a la misma hora todas las noches, realiza una rutina personalizada para olvidarse del día y disfrutar de un sueño reparador. Duerme una siesta durante el día para recargar las pilas. La luz azul de los dispositivos electrónicos sabotea el sueño reparador, así que apaga tus dispositivos electrónicos unas horas antes de acostarse.

Ser feliz

Las personas felices son personas productivas, así que esfuérzate por ser feliz. Para aumentar tu felicidad, recompénsate periódicamente mientras trabajas. Después de completar un gran proyecto, haz algo bueno por ti mismo. Cómprate un regalo o disfruta de una comida en un buen restaurante.

“Gente como Marie Curie, Thomas Edison, Albert Einstein, Jane Goodall y Steve Jobs, todos quisieron que existieran algunas de las ideas e invenciones más brillantes que la humanidad haya visto, y tenían exactamente las mismas 24 horas todos los días que nosotros”.

Aumenta tu energía tomando descansos regulares. Cuantos más descansos tomes, más enérgico te sentirás. A medida que aumentes tu energía, también lo hará la naturaleza deliberativa de tu trabajo.

Crea un ciclo de retroalimentación positiva: a medida que aumenta la productividad, también lo hace la felicidad. A medida que crece la felicidad, también lo hace la productividad. “Invertir en tu felicidad y ser amable contigo mismo puede tener un gran impacto en tu productividad”.